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Arbeitszeitguthaben beim Austritt: Warum sich ein Blick auf die Abrechnung gerade jetzt lohnt

Die Abgeltung von Arbeitszeitguthaben ist in SAP HCM kein neues Thema. Trotzdem lohnt es sich, 2026 noch einmal genauer hinzuschauen.

Denn noch im August 2026 hat SAP mit Hinweis 3758108 eine weitere Korrektur ausgeliefert. Dabei geht es um ein doppeltes BG-Brutto bei Verwendung der technischen Lohnart /3W4. Für betroffene Fälle sind Rückrechnungen vorgesehen.
[Quelle: SAP-Hinweis 3758108 / Support Package vom 13.08.2026]

Gleichzeitig wurde § 23d SGB IV Ende 2025 angepasst. Seitdem ist bei der Abgeltung von Arbeitszeitguthaben ausdrücklich der letzte Abrechnungszeitraum mit laufendem beitragspflichtigem Arbeitsentgelt relevant. Auch dann, wenn dieser im Vorjahr liegt.1

Die Frage ist also nicht mehr nur: Haben wir § 23d SGB IV umgesetzt? Sondern: Bildet unsere SAP-Abrechnung auch Sonderfälle – etwa lange Krankengeldphasen vor der Abgeltung – beitrags- und melderechtlich korrekt ab?

Wann wird ein Arbeitszeitguthaben zum Abrechnungsfall?

Beim Austritt stehen noch 40, 60 oder 100 Plusstunden auf dem Arbeitszeitkonto. Ein Freizeitausgleich ist nicht mehr möglich. Das Guthaben wird ausgezahlt. Soweit ist das erst einmal nachvollziehbar.

Dass aber bereits die Frage nach dem tatsächlichen Anspruch nicht immer ganz so einfach ist, zeigt ein Fall des Bundesarbeitsgerichts:

Eine Arbeitnehmerin hatte bei ihrem Ausscheiden noch 67,10 Stunden auf ihrem Arbeitszeitkonto. Obwohl sie zuvor unwiderruflich freigestellt worden war, galten diese Stunden nicht automatisch als ausgeglichen. Das BAG sprach ihr 1.317,28 Euro brutto für das verbliebene Guthaben zu.

Der interessante Punkt für die Praxis: Eine Freistellung baut ein Arbeitszeitkonto nicht automatisch ab. Es muss erkennbar sein, dass die Freistellung genau diesem Zweck dienen soll.

[Quelle: BAG, 5 AZR 578/18]

Steht fest, dass das Guthaben ausgezahlt wird, landet der Fall bei Payroll. Und dort kommt dann der § 23d SGB IV ins Spiel.

Was regelt § 23d SGB IV?

Seit dem 24. Dezember 2025 werden ausgezahlte Entgeltguthaben, die aus Arbeitszeitguthaben abgeleitet sind, dem letzten mit laufendem beitragspflichtigem Arbeitsentgelt belegten Entgeltabrechnungszeitraum zugeordnet.

Dieser Zeitraum kann auch in einem vorherigen Kalenderjahr liegen.

Das ist vor allem dann relevant, wenn zwischen dem letzten regulären Entgelt und der Abgeltung einige Zeit vergangen ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Die Deutsche Rentenversicherung verwendet dazu 2026 selbst folgenden Fall:

Ein Beschäftigter erhält monatlich 4.500 Euro Arbeitsentgelt. Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall endet am 15. Mai 2025. Anschließend bezieht er bis 29. Oktober 2026 Krankengeld. Am folgenden Tag endet die Beschäftigung.

Abgegolten werden:

  • 3.000 Euro Urlaubsanspruch
  • 4.000 Euro Arbeitszeitguthaben

Zwischen dem letzten laufenden beitragspflichtigen Arbeitsentgelt (Mai 2025) und der Abgeltung (Oktober 2026) liegen damit mehr als 17 Monate.

Hier zeigt sich, warum § 23d relevant ist: Für das Arbeitszeitguthaben muss auf den letzten mit laufendem beitragspflichtigem Arbeitsentgelt belegten Abrechnungszeitraum zurückgeschaut werden. Maßgeblich ist nicht der Auszahlungsmonat, sondern dieser letzte „laufend belegte“ Zeitraum – auch wenn er im Vorjahr liegt.2

 

Arbeitszeitguthaben oder Urlaubsabgeltung? Ein wichtiger Unterschied.

Im Beispiel der Deutschen Rentenversicherung werden Urlaub und Arbeitszeitguthaben gleichzeitig ausgezahlt. Beitragsrechtlich werden sie trotzdem nicht einfach gleich behandelt.

Anspruch Was wird ausgezahlt? Einordnung
Arbeitszeitguthaben Bereits geleistete und auf dem Arbeitszeitkonto erfasste Zeit § 23d SGB IV kann relevant sein
Urlaubsabgeltung Nicht mehr gewährbarer Urlaub gesonderte beitragsrechtliche Behandlung
Wertguthaben Langfristig angespartes Guthaben, etwa für eine spätere Freistellung eigene gesetzliche Systematik

[Quellen: § 23d SGB IV; DRV, summa summarum 2/2026]

Gerade wenn beim Austritt mehrere Zahlungen zusammenkommen, sollte deshalb zunächst klar sein, welcher Anspruch hinter welchem Betrag steckt.

Aber was bedeutet das für SAP HCM?

SAP hat die Verarbeitung der Arbeitszeitguthaben in den vergangenen Jahren mehrfach angepasst.

2025 wurden mit SAP-Hinweis 3604584 unter anderem die technischen Lohnarten /3W4 und /3WD für das Zuflussprinzip eingeführt. Die Teilapplikation SVZ0 ist seit 01.01.2026 standardmäßig aktiv. 4, 5

Und auch 2026 war das Thema noch nicht abgeschlossen: Mit SAP-Hinweis 3758108 wurde das bereits erwähnte doppelte BG-Brutto im Zusammenhang mit /3W4 korrigiert.6

Das ist ein guter Anlass, die eigene Umsetzung nicht nur anhand eines normalen Austritts zu beurteilen.

Für SAP-Profis

Interessant sind vor allem die Fälle, in denen der letzte Monat mit laufendem beitragspflichtigem Entgelt deutlich zurückliegt oder sogar im Vorjahr liegt.

Auch automatisch erzeugte Abgeltungen verdienen einen genaueren Blick. Entscheidend ist nicht nur, ob der Anspruch korrekt erfasst wird, sondern wie er anschließend durch Zeitwirtschaft und Payroll verarbeitet wird.

Welche SAP-Korrekturen und Folgeaktivitäten relevant sind, hängt vom jeweiligen Systemstand und der konkreten Umsetzung ab.

 

Wie wird die Abgeltung von Arbeitszeitguthaben in SAP erfasst?

Eine Möglichkeit im SAP-Standard ist der Infotyp 0416 „Zeitkontingentabgeltungen“.

Darüber können noch vorhandene Zeitansprüche finanziell abgegolten werden. SAP nennt beispielsweise Urlaub oder Freizeit aus Mehrarbeit. Je nach Prozess können unterschiedliche Abgeltungsvorschriften hinterlegt werden.7

In der Praxis gibt es unserer Erfahrung nach nicht den einen Weg. Unternehmen arbeiten mit unterschiedlichen Zeitkonten, Lohnarten und teilweise kundeneigenen Prozessen.

Deshalb reicht die Frage „Nutzen wir IT0416?“ für eine Beurteilung nicht aus – interessanter ist: Was passiert anschließend mit der Abgeltung in unserer Payroll?

Drei Fälle, bei denen wir genauer hinschauen würden

1. Längerer Krankengeldbezug vor der Abgeltung

Der letzte Monat mit laufendem beitragspflichtigem Arbeitsentgelt kann weit zurückliegen. Genau diesen Fall greift die Deutsche Rentenversicherung in ihrer Veröffentlichung 2026 auf.

2. Der relevante Abrechnungsmonat liegt im Vorjahr

Ein Jahreswechsel setzt die Zuordnung nicht zurück. § 23d erlaubt ausdrücklich die Zuordnung zu einem Entgeltabrechnungszeitraum außerhalb des laufenden Kalenderjahres.

3. Das Support Package wurde eingespielt

Das allein beantwortet noch nicht die Frage, ob alle erforderlichen Folgeaktivitäten erledigt wurden. Beim SAP-Hinweis 3758108 sind beispielsweise Rückrechnungen betroffener Mitarbeiter vorgesehen.

Gerade der dritte Punkt wird im Alltag schnell übersehen. Das System ist technisch aktuell. Trotzdem kann noch etwas zu tun sein.

Was sollte Payroll bei einem solchen Fall prüfen?

Ein paar Fragen helfen, einen möglichen Prüfbedarf schnell zu erkennen:

  • Was wird tatsächlich ausgezahlt: Arbeitszeitguthaben, Urlaub oder ein anderer Anspruch?
  • Wann wurde zuletzt laufendes beitragspflichtiges Arbeitsentgelt gezahlt?
  • Gab es vor der Abgeltung Krankengeld oder eine andere längere Unterbrechung?
  • Liegt der relevante Zeitraum möglicherweise im Vorjahr?
  • Wie wird die Abgeltung im eigenen SAP-System erzeugt?
  • Sind aktuelle SAP-Korrekturen eingespielt und wurden die dazugehörigen Folgeaktivitäten berücksichtigt?

Wer diese Fragen bei einem konkreten Fall nicht eindeutig beantworten kann, sollte sich das nochmal genauer ansehen. Gerade wenn im Tagesgeschäft Zeit oder spezialisiertes SAP-Know-how fehlen, unterstützen wir mit unserem Business Payroll Service auch direkt in der Entgeltabrechnung – von einzelnen Aufgaben und Folgeaktivitäten bis zur vollständigen Abrechnung.

Übrigens: Wir reden hier nicht über ein Randthema

Auf deutschen Kurzzeitkonten lagen Ende 2023 insgesamt 473 Millionen Plusstunden. Beschäftigte mit Kurzzeitkonto hatten im Durchschnitt gut 30 Stunden angespart.8

Die Zahlen zeigen, welche Rolle Arbeitszeitkonten in der Praxis spielen. Umso wichtiger ist eine saubere Abrechnung, wenn Beschäftigte mit einem positiven Zeitguthaben ausscheiden. Gerade bei längeren Unterbrechungen vor der Auszahlung oder einer Zuordnung über den Jahreswechsel hinweg lohnt sich ein genauer Blick auf die Verarbeitung in SAP HCM.

Wann lohnt sich ein Systemcheck?

§ 23d SGB IV ist nicht neu. Trotzdem hat sich seit seiner Einführung einiges getan: Die gesetzliche Regelung wurde Ende 2025 angepasst und SAP hat die technische Verarbeitung auch 2026 weiter korrigiert.

Wer Arbeitszeitguthaben beim Austritt abrechnet, sollte deshalb vor allem Sonderfälle im Blick behalten – etwa lange Krankengeldphasen, Ruhen des Beschäftigungsverhältnisses oder Abgeltungen Monate nach dem letzten laufenden Entgelt.

Und das nicht erst dann, wenn in der produktiven Abrechnung etwas auffällt, sondern bevor Beitrags- und Meldefehler entstehen.

Fragen zur Abgeltung von Arbeitszeitguthaben in SAP HCM?

Du bist dir nicht sicher, ob § 23d SGB IV in eurem System korrekt berücksichtigt wird? Oder du hast einen konkreten Abrechnungsfall – etwa bei Austritt, Ruhen oder langen Krankengeldphasen –, bei dem die Zuordnung Fragen aufwirft?

Dann sprich uns gerne an. Wir unterstützen dich dabei, den Fall fachlich und in SAP HCM richtig einzuordnen, prüfen die Beitrags- und Meldezuordnung und zeigen auf, ob in eurem System Anpassungen notwendig sind – bevor es zu Rückrechnungen kommt.

Quellen

[1] § 23d SGB IV: Abgeltung von abgeleiteten Entgeltguthaben, aktuelle Fassung seit 24.12.2025
[2] Deutsche Rentenversicherung: summa summarum, Ausgabe 2/2026
[3] Bundesarbeitsgericht: Urteil vom 20.11.2019, Az. 5 AZR 578/18
[4] SAP-Hinweis 3604584: Abgeltung von Arbeitszeitguthaben, /3W4 und /3WD
[5] SAP-Hinweis 3643989: Abgeltung von Arbeitszeitguthaben (§ 23d SGB IV), Probleme mit Austritten
[6] SAP-Hinweis 3758108: Doppeltes BG-Brutto bei Verwendung der Lohnart /3W4
[7] SAP Help Portal: Zeitkontingentabgeltungen (Infotyp 0416)
[8] IAB-Kurzbericht 12/2025: Zunehmende Flexibilisierung der Arbeitszeit: Höchststand von 473 Millionen Stunden auf Kurzzeitkonten

ERiC 44 Release

ERiC Release 44 – Handlungsbedarf in Ihrem SAP-System

Mit einer technischen Umstellung, die auf den ersten Blick unscheinbar wirkt, kann ERiC Release 44 für Unternehmen mit SAP-gestützter Lohnabrechnung zum Problem werden – wenn man nicht rechtzeitig handelt.

Was ist ERiC?

ERiC steht für „ELSTER Rich Client“ und ist eine Software-Bibliothek, die von der deutschen Steuerverwaltung entwickelt und allen Softwareherstellern kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Sie ist in kommerzielle wie öffentliche Programme für die Steuer- und Lohnbuchhaltung integriert – überall dort, wo Steuerdaten digital an die Finanzverwaltung übermittelt werden.
Was ERiC dabei konkret tut: Es prüft die Steuerdaten auf Plausibilität, komprimiert und verschlüsselt sie und überträgt sie sicher an die Annahmeserver der Finanzverwaltung. Bei erfolgreicher Übermittlung kann ERiC zusätzlich eine PDF-Bestätigung erzeugen.

Die Dimension dahinter ist beachtlich: Jährlich werden über 100 Millionen Steuererklärungen über ERiC eingereicht. Entsprechend hoch sind die gesetzlichen Anforderungen, die an die Weiterentwicklung der Bibliothek gestellt werden – was erklärt, warum jedes Release sorgfältig vorbereitet wird.

Was ändert sich mit dem neuesten ERiC Release 44?

Ab ERiC Release 44 ist für die Datenabholung der Lohnsteuerbescheinigung (LStB) und der ELStAM ausschließlich Version 32 zulässig. Die bisher verwendete Version 31 wird somit nicht mehr unterstützt. Heisst also: Wer das Update auf ERiC Release 44 einspielt, ohne vorher die notwendigen SAP-Anpassungen umgesetzt zu haben, riskiert Fehlermeldungen und Störungen in der ELSTER-Kommunikation.

 

Warum gibt es dieses Release überhaupt?

ERiC Release 44 ist bewusst als reines Vorbereitungsrelease konzipiert. Es schafft die technische Grundlage für ERiC Release 45, das die fachlichen Änderungen zum Jahreswechsel 2026/2027 mit sich bringt.
SAP hat technische und fachliche Änderungen hier erstmals konsequent getrennt – eine kluge Entscheidung, um den ohnehin zeitkritischen Jahreswechsel zu entlasten. Die Kehrseite: Es entsteht jetzt ein zusätzlicher Handlungsschritt, der nicht übersehen werden darf.

 

Was ist konkret zu tun?

SAP stellt voraussichtlich die notwendigen Anpassungen bereit, diese müssen im System eingespielt werden. Sie sorgen dafür, dass das System abhängig von der eingesetzten ERiC-Version automatisch die korrekte Abholversion verwendet.
Wichtig dabei: Die Anpassungen sollten vor dem Update auf ERiC Release 44 eingespielt werden. Das ist bereits jetzt möglich – auch wenn aktuell noch ERiC Release 43 im Einsatz ist.

SAP plant die Bereitstellung von ERiC Release 44 für Mitte Juni bis Juli 2026.

Unser Fazit

Jeder der mit der SAP-Lohnabrechnung zu tun hat und somit auf ELSTER-Funktionalitäten angewiesen ist, sollte dieses Release auf dem Schirm haben. Es ist kein großes Update – aber eines, das bei fehlender Vorbereitung für unangenehme Überraschungen sorgen kann.

Sprechen Sie uns an

Sie sind unsicher, ob Ihr System betroffen ist, oder möchten die Umsetzung in professionelle Hände geben? Sprechen Sie uns an – wir kennen SAP HCM in der Tiefe und begleiten Sie durch genau solche Anpassungen.

 

aktivrente sap hcm

Aktivrente 2026: Alle wichtigen Infos für HR und Payroll

Der demografische Wandel macht die Weiterbeschäftigung von Rentnern zur strategischen Pflicht. Mit dem Aktivrentengesetz, dem der Bundesrat am 19. Dezember 2025 zugestimmt hat, ist zum 1. Januar 2026 ein neues steuerliches Förderinstrument in Kraft getreten.

Für Payroll-Teams bedeutet das: komplexe Abgrenzungsarbeit zwischen Steuerfreiheit und Beitragspflicht und eine dringende Überprüfung bestehender Abrechnungslogiken in SAP.

Das Gesetz im Überblick: Was ist die Aktivrente

Die Aktivrente ist keine neue Rentenart, sondern eine steuerliche Begünstigungsvorschrift. Durch die Einführung von § 3 Nr. 21 EStG (neu) werden Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit gezielt gefördert, sobald ein Arbeitnehmer die individuelle Regelaltersgrenze (RAG) überschritten hat und weiter im Betrieb tätig bleibt.

Das Gesetz verfolgt zwei politische Ziele: Erstens soll es dem akuten Fachkräftemangel begegnen, indem erfahrene Mitarbeitende finanziell attraktivere Rahmenbedingungen erhalten. Zweitens soll es die Rentenversicherung stärken, denn trotz Steuerfreiheit bleiben die begünstigten Bezüge vollständig sozialversicherungspflichtig.

Die Kernfakten zur Steuerfreiheit:

  • Freibetrag: Einnahmen sind bis zu 2.000 Euro im Monat bzw. 24.000 Euro im Jahr steuerfrei.
  • Sozialversicherungspflicht bleibt: Trotz der Steuerfreiheit bleiben die Einnahmen voll beitragspflichtig. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber Beiträge nach den relevanten SGB-VI-Vorschriften (z. B. § 172 Abs. 1) zahlt.
  • Steuerklassen-Logik: Die Regelung gilt primär für die Steuerklassen I bis V. Bei Steuerklasse VI muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber schriftlich bestätigen, dass die Steuerfreiheit nicht bereits in einem anderen Arbeitsverhältnis beansprucht wird.

Unbegrenzter Hinzuverdienst und Erwerbsminderungsrenten

Bereits seit 2023 sind die Hinzuverdienstgrenzen für Altersrentner (Regelaltersrente und vorgezogene Altersrente) aufgehoben. Rentner können unbegrenzt hinzuverdienen, ohne dass die Rente gekürzt wird (§ 34 SGB VI).

Wichtig: Für Bezieher von Erwerbsminderungsrenten gelten weiterhin dynamische Grenzen (ca. 19.661 Euro jährlich bei voller Erwerbsminderung, Stand 2025/2026). Diese Fälle profitieren nicht von der steuerlichen Aktivrente, da hier die Regelaltersgrenze noch nicht erreicht ist.

Arbeitsrechtliche Erleichterung: Ende des „Anschlussverbots“

Flankierend zur Aktivrente wird das sogenannte Anschlussverbot (§ 14 Abs. 2 Satz 2 TzBfG) gelockert. Eine sachgrundlose Befristung nach Erreichen der Regelaltersgrenze beim bisherigen Arbeitgeber wird damit rechtssicher möglich. Dies bietet Unternehmen die notwendige Flexibilität, Fachwissen im Betrieb zu halten, ohne unbefristete Risiken einzugehen.

Voraussetzungen der Steuerfreiheit im Detail

Zeitlicher Anwendungsbereich

Entscheidend ist der Folgemonat nach Erreichen der individuellen Regelaltersgrenze. Die RAG liegt für Geburtsjahrgänge ab 1964 bei 67 Jahren. Für ältere Jahrgänge gelten Übergangsregelungen (schrittweise Anhebung ab Jahrgang 1947). Tätigkeiten im Geburtmonat selbst sowie im Monat des RAG-Erreichens sind noch nicht begünstigt.

Steuerklassen und Freistellungserklärung

Steuerklasse Behandlung Handlungsbedarf
I bis V Automatisch begünstigt Prüfung RAG-Zeitpunkt, Lohnart anlegen
VI Nur mit Erklärung Schriftliche AN-Bestätigung erforderlich, dass keine andere Stelle den Freibetrag in Anspruch nimmt

Beitragspflicht bleibt bestehen

Der zentrale Systembruch: Die begünstigten Bezüge sind steuerfrei, aber nicht beitragsfrei. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist nach dem Gesetzeswortlaut, dass der Arbeitgeber tatsächlich Beiträge nach den einschlägigen SGB-VI-Normen (insbesondere § 172 Abs. 1) entrichtet. Die Beitragsberechnung erfolgt damit auf Basis des unverminderten Bruttolohns. Die Sozialversicherungsersparnis, die bei beschäftigungsfreier Rente entstünde, entfällt vollständig.

Sozialversicherung: Was bleibt, was ändert sich?

Die Aktivrente ändert die sozialversicherungsrechtliche Ausgangslage nur punktuell, denn das Grundprinzip bleibt: Wer arbeitet, ist beitragspflichtig.

Allerdings ergeben sich durch den Wegfall einzelner Beitragspflichten auf Arbeitnehmerseite sowie durch die besondere Konstruktion des AG-alleinigen RV-Beitrags einige Konstellationen, die in der Abrechnung sorgfältig unterschieden werden müssen.

SV-Zweig AN-Beitrag AG-Beitrag Besonderheit
Rentenversicherung Entfällt (Altersrentner) Weiterhin § 172 Abs. 1 SGB VI AG trägt vollen RV-Beitrag allein
Krankenversicherung Weiterhin (PKV/GKV) Weiterhin KVdR-Rentner: doppelte KV-Last prüfen
Pflegeversicherung Weiterhin Weiterhin Kinderlosenzuschlag beachten
Arbeitslosenversicherung Entfällt bei Altersrentnern Entfällt Keine Pflicht nach § 28 Abs. 1 SGB III
Unfallversicherung — Weiterhin Kein Zusammenhang mit Aktivrente

Fazit: Vorbereitung ist alles

Die Aktivrente ist ein starkes Instrument gegen den Fachkräftemangel, erfordert aber eine präzise Trennung von Steuer- und SV-Luft in der Abrechnung.

Unternehmen, die jetzt in die saubere Konfiguration ihrer Abrechnungssysteme investieren und klare interne Prozesse für die Identifikation betroffener Mitarbeitender etablieren, verschaffen sich einen echten Wettbewerbsvorteil im Kampf um erfahrene Fachkräfte.

Haben Sie Fragen zur Aktivrente oder zur konfiguration Ihres Abrechnungssystems? Buchen Sie sich einen Termin mit uns. 

SOKA-BAU-Meldungen in SAP HCM

SOKA-BAU-Meldungen in SAP HCM:
Warum 2026 eine saubere Systemkonfiguration wichtiger ist denn je

Seit dem 1. Juli 2025 gelten im Sozialkassenverfahren der Bauwirtschaft neue Beitragssätze – und das ist nicht die einzige Änderung, die Bauunternehmen in ihrer SAP-HCM-Konfiguration beschäftigen sollte.
Der Gesamtbeitrag setzt sich zusammen aus dem Anteil für die ULAK (Urlaubs- und Lohnausgleichskasse der Bauwirtschaft), die den Urlaubsanspruch aller Bauarbeitnehmer branchenübergreifend sichert, dem Beitrag für die ZVK (Zusatzversorgungskasse des Baugewerbes), die als betriebliche Altersversorgung der Branche fungiert, sowie einem Anteil für die gewerbliche Berufsausbildung.

Für Betriebe im Westen beläuft sich der Gesamtbeitrag aktuell auf 20,4 % der Bruttolohnsumme – aufgeteilt auf 14,5 % für die ULAK, 2,1 % für die Berufsausbildung und 3,8 % für die ZVK.

Alle drei Komponenten laufen unter dem Dach der SOKA-BAU – der Sozialkasse des Baugewerbes – zusammen und müssen monatlich korrekt gemeldet und abgeführt werden. Für SAP-HCM-Systeme, die Baulohn abrechnen, heißt das: Wer diese Sätze nicht aktiv nachgepflegt hat, rechnet seit Monaten mit veralteten Werten ab. Die Konsequenz sind fehlerhafte SOKA-BAU-Meldungen – und im schlimmsten Fall Nachforderungen, die erst bei einer Betriebsprüfung ans Licht kommen.

 

Was sich mit dem neuen VTV geändert hat – und was das technisch bedeutet

Der VTV – der Tarifvertrag über das Sozialkassenverfahren im Baugewerbe – regelt, wer beitragspflichtig ist, wie Beiträge berechnet werden und welche Meldepflichten gelten. Der überarbeitete VTV enthält neben den Beitragssatzanpassungen weitere relevante Neuerungen: Für Auszubildende ist künftig laufend der gewährte Urlaub zu melden – nicht mehr nur im Auslernjahr. Außerdem sollen gedruckte Bescheinigungen schrittweise durch digitale Bereitstellung über das SOKA-BAU-Portal ersetzt werden.

Beide Punkte haben eine direkte technische Implikation in SAP HCM. Die neue laufende Urlaubsmeldepflicht für Azubis erfordert eine Überprüfung der bestehenden Abrechnungslogik und der Infotyp-Pflege für Auszubildende. Wer das bisher nur im Auslernjahr abgebildet hat, hat seit Juli 2025 eine strukturelle Lücke im System – ohne dass SAP dabei automatisch warnt.

Die Umstellung auf digitale Bescheinigungen klingt organisatorisch, ist aber auch ein Signal: Das SOKA-BAU-Verfahren wird datengetriebener. Unternehmen, die noch mit manuellen Korrekturen und Nachpflege außerhalb von SAP arbeiten, geraten zunehmend unter Druck.

 

Baulohn außerhalb von SAP HCM – ein unterschätztes Risiko

Viele Bauunternehmen haben SAP bereits produktiv im Einsatz – typischerweise in FI/CO oder in der Logistik. Die Payroll-Konfiguration für Baulohn läuft dagegen oft separat: über externe Dienstleister, Standardsoftware oder eine seit Jahren nicht mehr aktiv betreute SAP-HCM-Installation.

Das erzeugt ein charakteristisches Risikoprofil: Die Systemstruktur ist vorhanden, aber die baulohnspezifischen Konfigurationsebenen sind veraltet, lückenhaft oder wurden nie vollständig aufgesetzt. Neue Tarifänderungen wie die VTV-Anpassungen zum Juli 2025 werden dann nicht systematisch ins System übernommen, sondern bestenfalls manuell kompensiert – mit all den Fehlerquellen, die das mit sich bringt.

 

Prüfen Sie vorab: Welche Infotypen müssen vor dem SOKA-BAU-Meldungslauf geprüft sein?
Hier geht´s zur Checkliste:


Typische FI-Buchungsfehler bei Saisonkräften – drei Muster, die immer wieder auftauchen

Das Baugewerbe lebt von Saisonarbeit. Kurze, wiederkehrende Beschäftigungsverhältnisse sind keine Ausnahme, sondern das Regelmodell. Genau das macht Saisonkräfte zur größten Fehlerquelle im SOKA-BAU-Prozess – auf der HR-Seite wie in der Finanzbuchhaltung (FI).

 

1**Nachberechnung ohne erneuten Meldungslauf. **

Wird eine Saisonkraft nachträglich korrekt im System erfasst, löst SAP eine retrograde Abrechnung aus. Die korrigierten Bruttolohnwerte fließen aber nur dann korrekt in die SOKA-BAU-Meldung ein, wenn die betreffende Periode noch offen ist und der Exportlauf explizit neu angestoßen wird. Dieser Schritt wird in der Praxis regelmäßig ausgelassen.

 

** 2. Differenzen zwischen gebuchtem und gemeldetem Beitrag. **

Die Verbindlichkeiten gegenüber SOKA-BAU werden über die Lohnbuchhaltung in der Finanzbuchhaltung verbucht. Bei unterjährigen Eintritten, Austritten und Statuswechseln entstehen Abweichungen zwischen dem durch SAP gebuchten Betrag und dem tatsächlich an SOKA-BAU gemeldeten Wert – häufig verursacht durch Infotyp-Lücken, die die Bemessungsgrundlage verzerren. Diese Differenzen sind ohne Abstimmung zwischen HR und FI vor dem Meldungslauf nicht erkennbar.

 

**3. Fehlende oder veraltete Symbolkontenzuordnung.**

Wenn SOKA-BAU-spezifische Lohnarten nicht korrekt auf Sachkonten gemappt sind, landen Beiträge auf falschen Konten. Im HR-Bereich bleibt das oft über Monate unbemerkt – in der Finanzbuchhaltung fällt es bei der nächsten Kontenabstimmung oder Betriebsprüfung unmittelbar auf.

 

Was die aktuellen VTV-Änderungen konkret für Ihre SAP-Konfiguration bedeuten

Die Beitragssatzänderungen zum 1. Juli 2025 und die neuen Meldepflichten für Auszubildende sind seit Monaten gültig – aber SAP hat sie nicht automatisch übernommen. Wer also die Konfiguration seitdem nicht aktiv angefasst hat, rechnet heute noch mit veralteten Werten ab.

Konkret bedeutet das:
Die neuen Beitragssätze für ULAK, ZVK und Winterbeschäftigungsumlage müssen in den relevanten Lohnarten und Berechnungsregeln bereits hinterlegt sein. Die Tabelle T511K für umlagebezogene Rechengrößen muss die für 2026 gültigen Werte enthalten – nicht die des Vorjahres. Die Abrechnungslogik für Auszubildende muss die laufende Urlaubsmeldepflicht abbilden, nicht nur die Meldung im Auslernjahr. Und die FI-seitige Buchungslogik muss mit den geänderten Sätzen abgestimmt sein, damit keine stillen Differenzen seit Juli 2025 aufgelaufen sind.

Wer diese Punkte jetzt prüft, kann Fehler noch korrigieren, bevor sie in einer Betriebsprüfung ans Licht kommen. Wer wartet, vergrößert den Korrekturbedarf mit jedem weiteren Abrechnungsmonat.

 

Was Sie mitnehmen sollten

Die Kombination aus neuen Beitragssätzen, geänderten Meldepflichten und einer oft historisch gewachsenen SAP-Konfiguration macht das SOKA-BAU-Verfahren 2026 zu einem echten Prüfstein für die Qualität der Baulohnabrechnung.

Wer Baulohn in SAP HCM abbildet, braucht das Verständnis dafür, was sich im VTV geändert hat, und die Systemkompetenz, diese Änderungen an den richtigen Stellen im Customizing umzusetzen. Nur wenn beides in einem durchgehenden Prozess zusammenwirkt, sind SOKA-BAU-Meldungen nachhaltig korrekt – und damit auch betriebsprüfungssicher.

Haben Sie Fragen zur aktuellen SOKA-BAU-Konfiguration in Ihrem SAP-HCM-System? Oder möchten Sie prüfen, ob Ihre Baulohnabrechnung für 2026 korrekt aufgestellt ist? Sprechen Sie uns an.

“Die Zukunft gehört denen, die die Möglichkeiten erkennen, bevor sie offensichtlich werden.”
Oscar Wilde
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