Arbeitszeitguthaben beim Austritt in SAP HCM: § 23d SGB IV

Die Abgeltung von Arbeitszeitguthaben ist in SAP HCM kein neues Thema. Trotzdem lohnt es sich, 2026 noch einmal genauer hinzuschauen.

Denn noch im August 2026 hat SAP mit Hinweis 3758108 eine weitere Korrektur ausgeliefert. Dabei geht es um ein doppeltes BG-Brutto bei Verwendung der technischen Lohnart /3W4. Für betroffene Fälle sind Rückrechnungen vorgesehen.
[Quelle: SAP-Hinweis 3758108 / Support Package vom 13.08.2026]

Gleichzeitig wurde § 23d SGB IV Ende 2025 angepasst. Seitdem ist bei der Abgeltung von Arbeitszeitguthaben ausdrücklich der letzte Abrechnungszeitraum mit laufendem beitragspflichtigem Arbeitsentgelt relevant. Auch dann, wenn dieser im Vorjahr liegt.¹

Die Frage ist also nicht mehr nur: Haben wir § 23d SGB IV umgesetzt? Sondern: Bildet unsere SAP-Abrechnung auch Sonderfälle – etwa lange Krankengeldphasen vor der Abgeltung – beitrags- und melderechtlich korrekt ab?

Wann wird ein Arbeitszeitguthaben zum Abrechnungsfall?

Beim Austritt stehen noch 40, 60 oder 100 Plusstunden auf dem Arbeitszeitkonto. Ein Freizeitausgleich ist nicht mehr möglich. Das Guthaben wird ausgezahlt. Soweit ist das erst einmal nachvollziehbar.

Dass aber bereits die Frage nach dem tatsächlichen Anspruch nicht immer ganz so einfach ist, zeigt ein Fall des Bundesarbeitsgerichts:

Eine Arbeitnehmerin hatte bei ihrem Ausscheiden noch 67,10 Stunden auf ihrem Arbeitszeitkonto. Obwohl sie zuvor unwiderruflich freigestellt worden war, galten diese Stunden nicht automatisch als ausgeglichen. Das BAG sprach ihr 1.317,28 Euro brutto für das verbliebene Guthaben zu.

Der interessante Punkt für die Praxis: Eine Freistellung baut ein Arbeitszeitkonto nicht automatisch ab. Es muss erkennbar sein, dass die Freistellung genau diesem Zweck dienen soll.

[Quelle: BAG, 5 AZR 578/18]

Steht fest, dass das Guthaben ausgezahlt wird, landet der Fall bei Payroll. Und dort kommt dann der § 23d SGB IV ins Spiel.

Was regelt § 23d SGB IV?

Seit dem 24. Dezember 2025 werden ausgezahlte Entgeltguthaben, die aus Arbeitszeitguthaben abgeleitet sind, dem letzten mit laufendem beitragspflichtigem Arbeitsentgelt belegten Entgeltabrechnungszeitraum zugeordnet.

Dieser Zeitraum kann auch in einem vorherigen Kalenderjahr liegen.

Das ist vor allem dann relevant, wenn zwischen dem letzten regulären Entgelt und der Abgeltung einige Zeit vergangen ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Die Deutsche Rentenversicherung verwendet dazu 2026 selbst folgenden Fall:

Ein Beschäftigter erhält monatlich 4.500 Euro Arbeitsentgelt. Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall endet am 15. Mai 2025. Anschließend bezieht er bis 29. Oktober 2026 Krankengeld. Am folgenden Tag endet die Beschäftigung.

Abgegolten werden:

3.000 Euro Urlaubsanspruch
4.000 Euro Arbeitszeitguthaben

Zwischen dem letzten laufenden beitragspflichtigen Arbeitsentgelt (Mai 2025) und der Abgeltung (Oktober 2026) liegen damit mehr als 17 Monate.

Hier zeigt sich, warum § 23d relevant ist: Für das Arbeitszeitguthaben muss auf den letzten mit laufendem beitragspflichtigem Arbeitsentgelt belegten Abrechnungszeitraum zurückgeschaut werden. Maßgeblich ist nicht der Auszahlungsmonat, sondern dieser letzte „laufend belegte“ Zeitraum – auch wenn er im Vorjahr liegt.²

Arbeitszeitguthaben oder Urlaubsabgeltung? Ein wichtiger Unterschied.

Im Beispiel der Deutschen Rentenversicherung werden Urlaub und Arbeitszeitguthaben gleichzeitig ausgezahlt. Beitragsrechtlich werden sie trotzdem nicht einfach gleich behandelt.

Anspruch	Was wird ausgezahlt?	Einordnung
Arbeitszeitguthaben	Bereits geleistete und auf dem Arbeitszeitkonto erfasste Zeit	§ 23d SGB IV kann relevant sein
Urlaubsabgeltung	Nicht mehr gewährbarer Urlaub	gesonderte beitragsrechtliche Behandlung
Wertguthaben	Langfristig angespartes Guthaben, etwa für eine spätere Freistellung	eigene gesetzliche Systematik

[Quellen: § 23d SGB IV; DRV, summa summarum 2/2026]

Gerade wenn beim Austritt mehrere Zahlungen zusammenkommen, sollte deshalb zunächst klar sein, welcher Anspruch hinter welchem Betrag steckt.

Aber was bedeutet das für SAP HCM?

SAP hat die Verarbeitung der Arbeitszeitguthaben in den vergangenen Jahren mehrfach angepasst.

2025 wurden mit SAP-Hinweis 3604584 unter anderem die technischen Lohnarten /3W4 und /3WD für das Zuflussprinzip eingeführt. Die Teilapplikation SVZ0 ist seit 01.01.2026 standardmäßig aktiv. ^{4, 5}

Und auch 2026 war das Thema noch nicht abgeschlossen: Mit SAP-Hinweis 3758108 wurde das bereits erwähnte doppelte BG-Brutto im Zusammenhang mit /3W4 korrigiert.⁶

Das ist ein guter Anlass, die eigene Umsetzung nicht nur anhand eines normalen Austritts zu beurteilen.

Für SAP-Profis

Interessant sind vor allem die Fälle, in denen der letzte Monat mit laufendem beitragspflichtigem Entgelt deutlich zurückliegt oder sogar im Vorjahr liegt.

Auch automatisch erzeugte Abgeltungen verdienen einen genaueren Blick. Entscheidend ist nicht nur, ob der Anspruch korrekt erfasst wird, sondern wie er anschließend durch Zeitwirtschaft und Payroll verarbeitet wird.

Welche SAP-Korrekturen und Folgeaktivitäten relevant sind, hängt vom jeweiligen Systemstand und der konkreten Umsetzung ab.

Wie wird die Abgeltung von Arbeitszeitguthaben in SAP erfasst?

Eine Möglichkeit im SAP-Standard ist der Infotyp 0416 „Zeitkontingentabgeltungen“.

Darüber können noch vorhandene Zeitansprüche finanziell abgegolten werden. SAP nennt beispielsweise Urlaub oder Freizeit aus Mehrarbeit. Je nach Prozess können unterschiedliche Abgeltungsvorschriften hinterlegt werden.⁷

In der Praxis gibt es unserer Erfahrung nach nicht den einen Weg. Unternehmen arbeiten mit unterschiedlichen Zeitkonten, Lohnarten und teilweise kundeneigenen Prozessen.

Deshalb reicht die Frage „Nutzen wir IT0416?“ für eine Beurteilung nicht aus – interessanter ist: Was passiert anschließend mit der Abgeltung in unserer Payroll?

Drei Fälle, bei denen wir genauer hinschauen würden

1. Längerer Krankengeldbezug vor der Abgeltung

Der letzte Monat mit laufendem beitragspflichtigem Arbeitsentgelt kann weit zurückliegen. Genau diesen Fall greift die Deutsche Rentenversicherung in ihrer Veröffentlichung 2026 auf.

2. Der relevante Abrechnungsmonat liegt im Vorjahr

Ein Jahreswechsel setzt die Zuordnung nicht zurück. § 23d erlaubt ausdrücklich die Zuordnung zu einem Entgeltabrechnungszeitraum außerhalb des laufenden Kalenderjahres.

3. Das Support Package wurde eingespielt

Das allein beantwortet noch nicht die Frage, ob alle erforderlichen Folgeaktivitäten erledigt wurden. Beim SAP-Hinweis 3758108 sind beispielsweise Rückrechnungen betroffener Mitarbeiter vorgesehen.

Gerade der dritte Punkt wird im Alltag schnell übersehen. Das System ist technisch aktuell. Trotzdem kann noch etwas zu tun sein.

Was sollte Payroll bei einem solchen Fall prüfen?

Ein paar Fragen helfen, einen möglichen Prüfbedarf schnell zu erkennen:

Was wird tatsächlich ausgezahlt: Arbeitszeitguthaben, Urlaub oder ein anderer Anspruch?
Wann wurde zuletzt laufendes beitragspflichtiges Arbeitsentgelt gezahlt?
Gab es vor der Abgeltung Krankengeld oder eine andere längere Unterbrechung?
Liegt der relevante Zeitraum möglicherweise im Vorjahr?
Wie wird die Abgeltung im eigenen SAP-System erzeugt?
Sind aktuelle SAP-Korrekturen eingespielt und wurden die dazugehörigen Folgeaktivitäten berücksichtigt?

Wer diese Fragen bei einem konkreten Fall nicht eindeutig beantworten kann, sollte sich das nochmal genauer ansehen. Gerade wenn im Tagesgeschäft Zeit oder spezialisiertes SAP-Know-how fehlen, unterstützen wir mit unserem Business Payroll Service auch direkt in der Entgeltabrechnung – von einzelnen Aufgaben und Folgeaktivitäten bis zur vollständigen Abrechnung.

Übrigens: Wir reden hier nicht über ein Randthema

Auf deutschen Kurzzeitkonten lagen Ende 2023 insgesamt 473 Millionen Plusstunden. Beschäftigte mit Kurzzeitkonto hatten im Durchschnitt gut 30 Stunden angespart.⁸

Die Zahlen zeigen, welche Rolle Arbeitszeitkonten in der Praxis spielen. Umso wichtiger ist eine saubere Abrechnung, wenn Beschäftigte mit einem positiven Zeitguthaben ausscheiden. Gerade bei längeren Unterbrechungen vor der Auszahlung oder einer Zuordnung über den Jahreswechsel hinweg lohnt sich ein genauer Blick auf die Verarbeitung in SAP HCM.

Wann lohnt sich ein Systemcheck?

§ 23d SGB IV ist nicht neu. Trotzdem hat sich seit seiner Einführung einiges getan: Die gesetzliche Regelung wurde Ende 2025 angepasst und SAP hat die technische Verarbeitung auch 2026 weiter korrigiert.

Wer Arbeitszeitguthaben beim Austritt abrechnet, sollte deshalb vor allem Sonderfälle im Blick behalten – etwa lange Krankengeldphasen, Ruhen des Beschäftigungsverhältnisses oder Abgeltungen Monate nach dem letzten laufenden Entgelt.

Und das nicht erst dann, wenn in der produktiven Abrechnung etwas auffällt, sondern bevor Beitrags- und Meldefehler entstehen.

Fragen zur Abgeltung von Arbeitszeitguthaben in SAP HCM?

Du bist dir nicht sicher, ob § 23d SGB IV in eurem System korrekt berücksichtigt wird? Oder du hast einen konkreten Abrechnungsfall – etwa bei Austritt, Ruhen oder langen Krankengeldphasen –, bei dem die Zuordnung Fragen aufwirft?

Dann sprich uns gerne an. Wir unterstützen dich dabei, den Fall fachlich und in SAP HCM richtig einzuordnen, prüfen die Beitrags- und Meldezuordnung und zeigen auf, ob in eurem System Anpassungen notwendig sind – bevor es zu Rückrechnungen kommt.

Quellen

[1] § 23d SGB IV: Abgeltung von abgeleiteten Entgeltguthaben, aktuelle Fassung seit 24.12.2025
[2] Deutsche Rentenversicherung: summa summarum, Ausgabe 2/2026
[3] Bundesarbeitsgericht: Urteil vom 20.11.2019, Az. 5 AZR 578/18
[4] SAP-Hinweis 3604584: Abgeltung von Arbeitszeitguthaben, /3W4 und /3WD
[5] SAP-Hinweis 3643989: Abgeltung von Arbeitszeitguthaben (§ 23d SGB IV), Probleme mit Austritten
[6] SAP-Hinweis 3758108: Doppeltes BG-Brutto bei Verwendung der Lohnart /3W4
[7] SAP Help Portal: Zeitkontingentabgeltungen (Infotyp 0416)
[8] IAB-Kurzbericht 12/2025: Zunehmende Flexibilisierung der Arbeitszeit: Höchststand von 473 Millionen Stunden auf Kurzzeitkonten