ERIC 42 und ELStAM-PKV 2026: Der Stichtag für Ihr SAP HCM System rückt näher

Die langfristige Migration auf SAP S/4HANA oder SuccessFactors ist ein strategisches Großprojekt. Doch auf dem Weg dorthin warten unverzichtbare, gesetzlich vorgeschriebene Pflicht-Updates, die keinen Aufschub dulden. Im Herbst 2025 steht Ihre SAP HCM Lohnabrechnung vor zwei kritischen technischen und fachlichen Herausforderungen: dem zwingenden ERIC 42 Update und der Umstellung auf die digitale Übermittlung der PKV-Daten ab 2026.

Wir zeigen Ihnen, warum diese Termine absolute Priorität haben und wie Sie Ihre Systeme rechtzeitig absichern.

1. ERIC 42 Update: Warum der 11. November 2025 kritisch ist

Die Übermittlung Ihrer Lohnsteuerdaten an die Finanzverwaltung erfolgt über den ELSTER Rich Client (ERIC), eine Komponente, die ständig an neue gesetzliche Anforderungen angepasst werden muss. Die anstehende Version 42 ist die Basis für die Integration der privaten Krankenversicherungsdaten (PKV).

Was passiert am 11. November 2025?

Die Finanzverwaltung stellt am 11. November 2025 die Schnittstelle des ELStAM-Verfahrens technisch um. Bis 14:00 Uhr werden letztmalig Meldungen mit der alten Schnittstellenversion akzeptiert. Antwortdaten werden bis 18:00 Uhr noch mit der alten Schnittstelle bereitgestellt. Die Finanzverwaltung empfiehlt, am 11. November keine An-/Um-/Abmeldungen zu übermitteln – lediglich die Abholung von Antwortdaten sollte fortgesetzt werden. Ab dem 12. November, 7:00 Uhr, akzeptiert das System dann ausschließlich Meldungen, die mit der neuen ERiC-Version 42 erstellt wurden.

Was riskiere ich, wenn das ERIC-Update fehlt?

Der Verzicht auf die rechtzeitige Aktualisierung führt zu einem sofortigen Stopp Ihrer Kommunikation mit den Behörden. Alle elektronischen Meldungen werden abgelehnt. Typische Folge ist der Fehlercode VH 551005010 bei der Übertragung Ihrer ELStAM-Daten.

Ohne die erfolgreiche Übertragung riskieren Sie die rechtskonforme Durchführung der Lohnabrechnung. Das ist ein klar vermeidbares Compliance-Risiko.

Wie stelle ich sicher, dass mein SAP HCM ERIC-Update rechtzeitig erfolgt?

1. Version prüfen: Nutzen Sie den SAP-Report RPUTX1D0 in Ihrem HR-System, um die aktuell eingesetzte ERIC-Version auf der Middleware zu verifizieren.
2. SAP-Hinweise einspielen: Ihre IT-Abteilung muss die relevanten SAP-Hinweise (insbesondere 3602560) vor dem 11.11.2025 implementieren.
3. Middleware checken:
   • SAP Cloud Integration (CI): Das Update wird von SAP in der Regel automatisch eingespielt.
   • SAP Business Connector (BC) und SAP PI/PO: Hier ist eine manuelle Installation der ERIC-Version 42 Patches unumgänglich. Dies erfordert eine enge Abstimmung und Planung.

2. ELStAM-PKV 2026: Die Digitalisierung der Vorsorgeaufwendungen

Ab dem 01. Januar 2026 wird der Datenaustausch für die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung (PKV) vollständig digitalisiert. Die mühsame manuelle Vorlage der Papierbescheinigungen durch die Beschäftigten entfällt. Die Versicherungsunternehmen melden die relevanten Daten direkt an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), das sie wiederum in die ELStAM-Daten zur Abholung durch den Arbeitgeber integriert.

Welche Auswirkungen hat die ELStAM-Erweiterung auf die Lohnabrechnung 2026?

Die Umstellung betrifft direkt die Berechnung der Lohnsteuer:

• Neue Datenquelle: Arbeitgeber berücksichtigen nur noch die elektronisch über ELStAM übermittelten PKV-Monatsbeiträge.
• Wegfall der Mindestvorsorgepauschale: Erfolgt der Abruf der PKV-Daten nicht, darf ab 2026 die Mindestvorsorgepauschale nicht mehr berücksichtigt werden.
• Netto-Konsequenzen: Dies führt insbesondere bei Arbeitnehmern in den Steuerklassen V und VI, die privat versichert sind, zu einer höheren Lohnsteuerbelastung.

Planungs-Hinweis: Um die Abrechnung des Folgejahres 2026 korrekt zu starten, müssen die erweiterten ELStAM-Daten bereits ab Dezember 2025 abrufbar und verarbeitbar sein.

Was bedeutet das konkret für mein SAP HCM System?

Die ELStAM-PKV-Integration erfordert fachliche und technische Customizing-Anpassungen in Ihrem SAP HCM System, die durch entsprechende SAP-Hinweise (z.B. 3626200) bereitgestellt werden. Werden diese rechtzeitig implementiert, kann Ihr System die neuen Daten verarbeiten und die Lohnsteuer korrekt berechnen.

Fazit: Jetzt handeln, Komplexität vermeiden

Der kritische Termin für das ERIC 42 Update im November 2025 ist nicht verhandelbar. Er ist die technische Voraussetzung für die korrekte Abwicklung Ihrer Lohnabrechnung und die Einführung der digitalen PKV-Daten ab 2026.

Unser Experten-Tipp: Nutzen Sie die verbleibende Zeit. Wer jetzt die SAP HCM Updates und die ERIC-Aktualisierung plant und durchführt, sichert nicht nur die Compliance, sondern behält auch die Kontrolle über Zeitplan und Prozessqualität – ganz ohne ungeplante „Notfallmigrationen“ kurz vor dem Jahreswechsel.