Systemwechsel Entgelttransparenz 2026

Die zentralen Neupflichten im Überblick

Auch wenn der finale Gesetzentwurf zur nationalen Umsetzung noch aussteht, sind die inhaltlichen Kernpunkte der EU-Richtlinie bereits klar. HR-Verantwortliche sollten jetzt damit beginnen, ihre Prozesse und Systeme darauf auszurichten:

• Gehaltstransparenz im Recruiting: Stellenausschreibungen müssen künftig das Einstiegsgehalt oder eine Gehaltsspanne enthalten – noch vor dem Vorstellungsgespräch. Die Abfrage früherer Gehälter von Bewerbenden ist verboten.
• Auskunftsrecht für Beschäftigte: Mitarbeitende können Auskunft über ihr eigenes Entgelt im Vergleich zum Durchschnittslohn ihrer Mitarbeiterkategorie verlangen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Die Auskunft muss innerhalb von zwei Monaten nach Anfrage erteilt werden.
• Abgestufte Berichtspflicht ab 100 Mitarbeitenden: Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten berichten jährlich; Unternehmen mit 150–249 Mitarbeitenden alle drei Jahre. Unternehmen zwischen 100 und 149 Mitarbeitenden müssen erst ab 2031 alle drei Jahre berichten. Den ersten Bericht (für das Jahr 2026) müssen Unternehmen mit mehr als 150 Mitarbeitenden bis zum 7. Juni 2027 vorlegen.
• Gemeinsame Entgeltbewertung: Zeigt der Bericht einen Gehaltsunterschied von mehr als 5 Prozent in einer Mitarbeiterkategorie ohne objektive Rechtfertigung, ist eine strukturierte Vergütungsüberprüfung verpflichtend.
• Beweislastumkehr: Nicht mehr Beschäftigte müssen eine Diskriminierung nachweisen, sondern der Arbeitgeber muss belegen, dass keine vorliegt.
• Jährliche Informationspflicht: Mitarbeitende sind mindestens einmal pro Jahr aktiv über ihr Auskunftsrecht zu informieren.

Wichtig zu wissen:
Eine Mehrheit der deutschen Expertenkommission hat vorgeschlagen, den individuellen Auskunftsanspruch erst im Juni 2027 in Kraft zu setzen, um Unternehmen mehr Vorbereitungszeit zu geben. Das Bundesministerium hat jedoch signalisiert, möglichst nah an den EU-Vorgaben zu bleiben. Diesen Spielraum als Argument für Abwarten zu nutzen, wäre ein Fehler.

SAP HCM als Fundament und wo die Lücken liegen

SAP HCM ist für viele mittelständische und große Unternehmen in Deutschland das führende System für Personaladministration, Zeitwirtschaft und Entgeltabrechnung. Die gute Nachricht: SAP HCM bietet grundsätzlich eine solide Datenbasis für die Anforderungen der Entgelttransparenz. Die weniger gute Nachricht: Zwischen vorhandenen Daten und gesetzeskonformem Reporting liegt in der Praxis häufig noch ein erheblicher Weg.

Die Richtlinie verlangt, dass Arbeitgeber Tätigkeiten anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien bewerten, d.h. konkret: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen.

Das setzt voraus, dass die entsprechenden Strukturen in SAP HCM sauber gepflegt und konsistent abgebildet sind.

Typische Schwachstellen in der SAP-Datenpflege

In der Beratungspraxis begegnen uns immer wieder dieselben strukturellen Probleme, die einer gesetzeskonformen Umsetzung im Wege stehen:

• Inkonsistente Stellenstrukturen: Wenn Planstellen nicht sauber an Stellen und Organisationseinheiten geknüpft sind, lässt sich „gleichwertige Tätigkeit“ im System kaum belastbar abgrenzen.
• Fehlende Bewertungskriterien: SAP OM bietet Felder für Anforderungsprofile – viele Unternehmen nutzen sie nicht oder nur sporadisch und ohne einheitliche Systematik.
• Lückenhaft erfasste Entgeltbestandteile: Variable Vergütungen, Boni oder Zulagen liegen oft in Nebensystemen außerhalb von SAP – und fehlen im Gesamtbild der Vergütungsanalyse.
• Fehlende FTE-Berechnung: Das gesetzlich vorgeschriebene Vergleichsmaß erfordert die Umrechnung von Teilzeitentgelten auf Vollzeitäquivalente – häufig nicht standardmäßig eingerichtet.

Wer heute seine Stellenstruktur in SAP nicht sauber pflegt, wird 2026 keine belastbaren Auskunftsansprüche bedienen können und im Zweifelsfall beweispflichtig sein, dass kein Verstoß gegen das Gleichbehandlungsgebot vorliegt.

Wie SAP bei der Umsetzung unterstützt

SAP-Kunden müssen die Anforderungen der Entgelttransparenzrichtlinie nicht im Alleingang umsetzen. SAP bietet ein durchgängiges Lösungsportfolio, das Unternehmen dabei unterstützt, Transparenz zu dokumentieren und aktiv zu leben. Wir helfen Ihnen das zu implementieren.

Der angestrebte Prozess der SAP beginnt bei der Sichtbarkeit: SAP schafft die Grundlage für eine faire Vergütungskultur, vom Recruiting bis zum laufenden Arbeitsverhältnis. Darauf aufbauend generieren die Lösungen die Berichte, die zur Einhaltung länderspezifischer Vorschriften erforderlich sind, ohne dass eine manuelle Aufbereitung in Nebensystemen notwendig wird. Wer tiefer gehen will, profitiert von KI-gestützten Analysen auf Basis von SAP- und externen Datenquellen, die helfen, Lohnlücken nicht nur zu dokumentieren, sondern konkrete Maßnahmen abzuleiten.

Gerade in einem Umfeld, in dem nationale Umsetzungsgesetze noch in Bewegung sind, spielt lokales Fachwissen eine entscheidende Rolle. Regionale Experten stellen sicher, dass rechtliche Aktualisierungen zeitnah in die Lösungen einfließen. Konfigurierbare Funktionen ermöglichen es, sich flexibel an einzigartige länderspezifische Anforderungen anzupassen.

Risiken bei Nichterfüllung und die Chancen der Compliance

Die EU-Richtlinie sieht erstmals wirksame Sanktionsmechanismen vor. Unternehmen, die Auskunftspflichten nicht erfüllen oder diskriminierende Vergütungsstrukturen nicht korrigieren, müssen mit Bußgeldern und rechtlichen Schritten rechnen. Dabei können qualifizierte Verbände Beschäftigte künftig in Gerichtsverfahren vertreten.

Doch es wäre zu kurz gedacht, Entgelttransparenz nur als Compliance-Thema zu betrachten. Unternehmen mit fairen und nachvollziehbaren Vergütungsstrukturen verzeichnen nachweislich eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit, niedrigere Fluktuationsraten und bessere Positionierung im Wettbewerb um Talente. Lohntransparenz kann ein echter strategischer Vorteil sein, wenn die Datenbasis stimmt.

Unser Fazit für die Praxis

Das Entgelttransparenzgesetz 2026 wird kommen und die Frage, die im Raum steht, ist, ob Ihr SAP HCM darauf vorbereitet ist.

Wer jetzt in Datenpflege, Stellenstrukturen und Reporting investiert, wird die neuen Anforderungen nicht als bürokratische Last erleben, sondern als Anlass, die eigene Vergütungsstrategie auf ein solides, zukunftsfähiges Fundament zu stellen. Die Zeit für reaktives Abwarten ist vorbei.

Sprechen Sie uns an

Sie möchten wissen, wie Ihr SAP HCM konkret für die Entgelttransparenzpflichten aufgestellt ist? Wir analysieren Ihre aktuelle Systemkonfiguration und erarbeiten mit Ihnen einen praxisnahen Umsetzungsfahrplan von der Datenpflege bis zum fertigen Report.