Alex Frey, Inhouse IT HCM Consultant, Putzmeister über die Migration in die SAP SuccessFactors Full Cloud.

„Es werden die richtigen Fragen zum richtigen Zeitpunkt gestellt.“

Putzmeister geht in die Full Cloud

Ein gewachsenes SAP HCM, ein Enddatum und der Wunsch nach Veränderung

Putzmeister betreibt seine Personalprozesse seit 20 Jahren in SAP HCM. Über diesen Zeitraum ist ein System entstanden, das die Anforderungen des Konzerns genau abbildet und an vielen Stellen individuell erweitert wurde. Mit dem angekündigten Wartungsende zum 31. Dezember 2027 stand die Frage im Raum, was aus diesen Prozessen wird.

Die Antwort war nicht von Anfang an klar. Zur Debatte stand der Weg über HCM for S/4HANA ebenso wie der vollständige Wechsel in die Cloud. Daran hing die Frage, welche Mehrwerte die einzelnen Optionen für HR und die IT bieten. Und die Frage, ob sich Teile der gewachsenen Landschaft sinnvoll übernehmen lassen oder ob HR auf der grünen Wiese neu beginnt.

Maschinen- und Anlagenbau
Branche
ca. 5000 Mitarbeitende
weltweit
Aichtal
Standort
Kunde seit 2025

Warum jetzt?
„Jetzt stehen wir vor der Herausforderung, dass wir unser System in das neue System integrieren können.“
Zur Zusammenarbeit
„Man hat das Gefühl, dass man in den richtigen Händen ist und da durchgeleitet wird.“
Was sich verändert hat
„Das Denken. Dass wir wissen: Unser System sieht in zwei Jahren nicht mehr so aus, wie es jetzt aussieht.“

STRATEGISCHE BEGLEITUNG

Erst die Richtung, dann das System

Eine Cloud-Migration beginnt nicht im System. Sie beginnt mit der Frage, welche der gewachsenen Prozesse in der neuen Welt weiterleben sollen, welche man besser hinter sich lässt lässt und welche neuen Anforderungen es gibt. Diese Frage haben wir mit Putzmeister vor dem Projektstart geklärt.

Dazu gehörte die Analyse der bestehenden Landschaft und Prozesse sowie die Bewertung des Reifegrades und der Effizienz des Systems. Ebenso die Modulauswahl und Roadmap über mehrere Wellen. Und die Begleitung der internen Abstimmung zwischen HR und IT.

Sichtbar wird diese Vorarbeit heute an Stellen, die mit dem Migrationsprojekt direkt nichts zu tun haben. Steht bei Putzmeister die Auswahl eines Onboardingtools oder eines Add-ons an, lautet die erste Frage, ob sich das Warten auf eine integrierte Lösung in SuccessFactors auszahlt. Auch dann, wenn der betreffende Bereich in der Migrationsplanung erst später an die Reihe kommt.

PROJEKTVERLAUF

Unsere Rolle im Projekt

Wir begleiten Putzmeister seit der ersten Standortbestimmung. Vor dem Projekt lag die Bewertung der möglichen Zielarchitekturen, zum Start die die fachliche Planung der HR-Transformation.

In der Zusammenarbeit sind wir ein fester Ansprechpartner: für die technischen Fragen aus dem System genauso wie für die konzeptionellen aus HR.

Herausforderungen während des Projekts

Eine Entscheidung ohne Rückweg: Am Anfang stand die Wahl zwischen HCM for S/4HANA und der Full Cloud. Eine Fehlentscheidung an dieser Stelle hätte sich durch die gesamte Laufzeit gezogen, deshalb haben wir die Bewertung vor den Projektstart gelegt.
Gewachsene Prozesse und ihr Wert: Über 20 Jahre sind bei Putzmeister Prozesse entstanden, die genau auf das Unternehmen zugeschnitten sind. Für jeden davon ist zu hinterfragen, was der Cloud-Standard bietet oder ob er wirklich so weiter gebraucht wird.
Der Betrieb läuft weiter: Die Entgeltabrechnung kennt keine Projektpause. Migration und Regelbetrieb laufen parallel, ohne dass eine Abrechnungsperiode darunter leidet. Die Nicht-Verfügbarkeit der internen Experten stellt ein erhebliches Risiko für den Projekterfolg dar.
Die Landschaft rundherum: SuccessFactors steht nicht allein. Angrenzende Systeme und Schnittstellen mussten früh mitgedacht werden, weil Entscheidungen dort auf das Zielbild einzahlen.

Transkript des Interviews

Jaqueline: Ihr seid heute zum ersten Mal in unserem Mannheimer Office. Wie war euer erster Eindruck von uns und was hat euch überrascht?

Alex: Erster Eindruck war sehr gut. Ich glaube, hier wird viel auf Mitarbeiterzufriedenheit und dass sich die Mitarbeiter wohlfühlen.

Also, viel offene Fläche, freie Fläche. Überrascht hat mich der Basketballkorb.

Jaqueline: Warum?

Alex: Ich habe bisher vom Billardtisch schon gehört und von der Switch und so ein bisschen, aber der Basketballkorb scheint neu zu sein.

Jaqueline: Okay, der ist noch nicht so oft vorgekommen.

Jaqueline: Vor welcher Herausforderung standet ihr, bevor wir ins Gespräch gekommen sind als Unternehmer?

Alex: Ach so, jetzt habe ich gedacht, wegen der Pizza. Nicht zu viel essen.

Ja, wir müssen unser System weiterentwickeln. Also, wir standen vor der Aufgabe, ob wir H4S4 einführen oder SuccessFactors. Wir haben Lizenzgespräche schon mit der SAP gehabt und jetzt stehen wir vor der Herausforderung, dass wir unser System in das neue System integrieren können.

Und jetzt reden wir mit Marco, welches System für uns das Beste ist, was für Module wir brauchen, ob unser System neu aufgesetzt wird, ob wir das alte übernehmen können. Und dafür haben wir den Workshop heute gemacht.

Jaqueline: Magst du noch was von eurer Ausgangslage erzählen? Wie groß seid ihr, vielleicht noch was über das Unternehmen Putzmeister, damit man da so ein bisschen den Zusammenhang herstellen kann?

Sasha: Wir sind Betonpumpenhersteller.

Wir haben ca. 1.000 Mitarbeiter, sind weltweit aufgestellt in mehreren Ländern. Ich nenne jetzt einfach nur ein paar Beispiele.

In Deutschland auf jeden Fall, Brasilien, Südafrika, Türkei etc.

Alex: 1.000 Mitarbeiter sind wir in Deutschland. Weltweit sind wir knapp 4.000.

Jaqueline: Das ist ja auch gerade wichtig, wenn es um den Bereich geht, so eine Größe zu haben.

Gab es einen Moment, wo ihr gemerkt habt, die verstehen wirklich, was wir brauchen und was wir wollen?

Alex: Den Moment hatten wir ziemlich schnell. Bei der Vorstellungsrunde hört man ja immer ein bisschen was raus. Wo kommt der Kollege her, was hat er schon gemacht? Aber man merkt es immer, wann die Fragen gestellt werden, was bei uns im Einsatz ist.

Da haben wir einfach gemerkt, es werden die richtigen Fragen zum richtigen Zeitpunkt gestellt, um auch wirklich zu analysieren, passen wir in das System, was ihr euch vielleicht für uns vorstellt.

Jaqueline: Einfach auf euch eingegangen worden ist direkt.

Alex: Genau, es wurde nie probiert, den Standardstiefel auf uns draufzupressen.

Jaqueline: Die Standardsysteme.

Alex: Genau, nimmt ECC, nimmt ECP, nimmt Recruiting, nimmt Performance & Goals, sondern hier wurde gefragt, was habt ihr im Einsatz und wo wollt ihr hin? Wollt ihr euch vergrößern, wollt ihr den Ist-Zustand übernehmen? Wie sieht vielleicht auch die finanzielle Lage gerade aus?

Jaqueline: Was hat sich für euer HR-Team konkret verändert?

Kann man da schon was sagen?

Alex: Noch hat sich nichts geändert. Das Denken vielleicht ein bisschen, dass wir wissen, unser System sieht in zwei Jahren nicht mehr so aus, wie es heute aussieht.

Da müssen wir vielleicht auch ein bisschen Vorarbeit leisten, schon mal ein bisschen SuccessFactors zeigen, noch ein paar Screenshots. Und wenn wir natürlich jetzt neue Dinge einführen oder vielleicht Add-ons so suchen, wie jetzt ein Recruiting-System haben wir extern gesucht, ist halt auch immer eine Frage, könnt ihr mit SuccessFactors zusammenarbeiten? Weil wir wissen, da geht die Reise hin und ich will mir nichts verbauen.

Sasha: Und vielleicht noch an der Stelle ergänzend, dass wir hier mit HCM SSC, mit einem richtigen Partner, praktisch auch das Projekt angehen können.

Also, zum Beispiel hat man das Gefühl, dass man in den richtigen Händen ist und auch da wirklich durchgeleitet wird richtig.

Jaqueline: Dann war das quasi das Schlusswort. Ich danke euch.

Ihr steht vor derselben Entscheidung?

Bis zum Wartungsende von SAP HCM bleiben nicht mehr viele Monate. Für eine Full-Cloud-Migration drängt die Zeit, den individuellen Weg zu planen.

Wir sortieren mit euch in einem ersten Gespräch, wo euer System heute steht und welche Wege euch offenstehen. Ohne Vorbereitung eurerseits und ohne Verpflichtung.

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