Die Pflegeversicherung steht vor einer digitalen Revolution. Ab dem 1. Juli 2025 startet das neue DaBPV-Verfahren (Datenaustausch zur Beitragsdifferenzierung in der Pflegeversicherung) und bringt erhebliche Veränderungen für die Personalabrechnung mit sich. Besonders für Unternehmen, die SAP HCM einsetzen, bedeutet dies eine grundlegende Anpassung der Meldeprozesse.
Was steckt hinter dem DaBPV-Verfahren?
Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) führt als registerführende Stelle ein vollständig digitalisiertes Meldeverfahren ein. Künftig müssen Arbeitgeber Informationen zur Elterneigenschaft und Kinderanzahl ihrer Mitarbeiter elektronisch übermitteln – eine Aufgabe, die direkte Auswirkungen auf die SAP HCM-Systemlandschaft haben wird.
Die entscheidenden Änderungen für HR-Verantwortliche
Anmeldepflicht und automatisches Abo-System
Hier wird es für HR-Abteilungen besonders relevant: Eine Anmeldung zum DaBPV-Verfahren ist zwingend erforderlich. Mit dieser Anmeldung etabliert sich automatisch ein Abonnement-System. Das bedeutet konkret: Bei jeder Änderung der Familienverhältnisse werden Arbeitgeber aktiv vom System informiert. Erst bei einer aktiven Abmeldung endet dieses Abo wieder.
Kritische Fristen beachten
Die Anmeldung muss spätestens vor der Dezember-Abrechnung 2025 erfolgen. Wer diese Frist verpasst, riskiert Komplikationen in der Lohnabrechnung. Die Rückmeldung des Systems löst automatisch eine Rückrechnung zum Verfahrensstart am 1. Juli 2025 aus – ein Aspekt, der in der SAP HCM-Konfiguration entsprechend berücksichtigt werden muss.
Neue Zukunftsdaten-Funktion
Das neue Verfahren geht über herkömmliche Meldungen hinaus: Die Rückmeldungen über den DRSV-Server enthalten bereits Zukunftsdaten. Ein praktisches Beispiel verdeutlicht die Tragweite:
- ab 01.07.2025: 3 Kinder
- ab 01.03.2029: 2 Kinder
- ab 01.11.2032: 1 Kind
- ab 01.05.2037: 0 Kinder
Diese Vorausschau ermöglicht eine präzise Beitragskalkulation über Jahre hinweg und erfordert entsprechende Anpassungen in den SAP HCM-Stammdaten.
Bestandsfälle: Der Übergang vom vereinfachten Verfahren
Viele HR-Abteilungen haben bisher das vereinfachte Nachweisverfahren genutzt. Vom 1. Juli 2023 bis 30. Juni 2025 erfolgte die Erfassung der Kinderanzahl noch manuell – oft eine zeitaufwändige Aufgabe in der täglichen HR-Arbeit.
Ab dem 1. Juli 2025 müssen auch diese Bestandsmitarbeiter über das neue digitale Verfahren gemeldet werden. Für SAP HCM-Anwender bedeutet dies eine systematische Überführung aller relevanten Personaldaten in das neue System.
Praxistipp: Sollten Daten aus früheren Zeiträumen benötigt werden, können diese über eine Historienanfrage beim BZSt abgerufen werden – ein nützliches Feature für die Datenbereinigung in SAP HCM.
Wichtige Abgrenzung: Steuerkinder vs. PV-Kinder
Hier liegt eine häufige Stolperfalle: Die Rückmeldung der Kinderanzahl erfolgt im steuerlichen Sinn. Da sich „Steuerkinder“ und „PV-Kinder“ (Pflegeversicherungskinder) in ihrer Definition unterscheiden, können Abweichungen zwischen der Systemmeldung und dem tatsächlichen Sachverhalt auftreten. HR-Teams sollten diese Unterscheidung in ihren SAP HCM-Prozessen entsprechend dokumentieren.
Handlungsempfehlungen für SAP HCM-Nutzer
Die Einführung des DaBPV-Verfahrens erfordert eine strategische Herangehensweise:
- Systemtechnische Vorbereitung: Prüfen Sie Ihre SAP HCM-Konfiguration auf Kompatibilität mit den neuen Meldeanforderungen. Die Schnittstellen zum DRSV-Server müssen reibungslos funktionieren.
- Datenqualität sicherstellen: Nutzen Sie die Zeit bis zur Einführung, um Ihre Personaldaten zu bereinigen und zu vervollständigen. Besonders die Angaben zur Elterneigenschaft sollten aktuell und korrekt sein.
- Prozesse anpassen: Entwickeln Sie neue Workflows für den Umgang mit den automatisierten Rückmeldungen. Die Integration in bestehende SAP HCM-Prozesse will gut durchdacht sein.
Fazit: Chancen der Digitalisierung nutzen
Das DaBPV-Verfahren markiert einen Wendepunkt in der Personalverwaltung. Während die Umstellung zunächst Aufwand bedeutet, bietet die Digitalisierung langfristig erhebliche Vorteile: Weniger manuelle Tätigkeiten, höhere Datenqualität und automatisierte Prozesse entlasten die HR-Arbeit nachhaltig.
Für SAP HCM-Anwender liegt der Schlüssel zum Erfolg in der frühzeitigen und systematischen Vorbereitung. Wer jetzt handelt, kann die neuen Möglichkeiten optimal in seine bestehende Systemlandschaft integrieren.
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